Due diligence techniczne biurowca sprawdza, czy budynek przeszedł obowiązkowe kontrole i przeglądy, czy wykonano ich zalecenia oraz ile trzeba wydać na instalacje, elewację i dach w najbliższych latach. Wytyczne RICS zalecają rozpisać te nakłady na pilne, do roku, na 2–5 i na 6–10 lat i przy każdej pozycji wskazać, czy zapłaci właściciel, czy najemcy.
Co ustala raport z due diligence technicznego?
Raport ustala wady konstrukcji, przegród i instalacji, niezgodności z przepisami, samowole budowlane i zagrożenia dla życia. Ocenia też, czy budynek nadaje się do zamierzonego użycia, czy nakłady da się odzyskać od najemców w opłacie eksploatacyjnej i jakie obowiązki przywrócenia stanu poprzedniego czekają strony.
Przy brakach raport podaje pozostały okres użytkowania głównych elementów, zakres, koszt i termin prac oraz badania do zlecenia przed podpisaniem umowy. Kto zapłaci, rozstrzygają umowy najmu: klucz podziału kosztów, limity i wyłączenia.
Źródło: RICS, Technical due diligence of commercial property, pkt 3.2 i 6.1, obowiązuje od 1.04.2020.
Książka obiektu i kontrole okresowe
Pierwszym dokumentem jest książka obiektu budowlanego, prowadzona elektronicznie (c-KOB) albo jeszcze na papierze. Są w niej wpisy o kontrolach, ekspertyzach, przeglądach, robotach i decyzjach organów, a w załącznikach protokoły, ocena ryzyka wodociągowego, świadectwo energetyczne oraz dokumentacja budowy i powykonawcza, trzymane przez cały czas istnienia obiektu.
Przy sprzedaży książkę przekazuje się nabywcy; gdy sprzedający nie zrobi tego w systemie c-KOB, zrobi to na wniosek nabywcy Główny Urząd Nadzoru Budowlanego (GUNB). Książki papierowe przechodzą do systemu najpóźniej 31 grudnia 2031 r.
Protokół kontroli podaje numer uprawnień kontrolującego, ustalenia, zalecenia z terminami i niewykonane zalecenia poprzednich kontroli, a wpis do książki robi się w ciągu 7 dni. Uprawnienia sprawdzisz w rejestrze e-CRUB, a pozwolenia na budowę i zgłoszenia w wyszukiwarce RWDZ prowadzonej przez GUNB. Kopia protokołu, który wykazał zagrożenie, trafia do powiatowego inspektora nadzoru budowlanego; inspektor może nakazać usunięcie nieprawidłowości i zakazać użytkowania budynku. Za pominięte kontrole grozi grzywna, a za niewykonanie obowiązku utrzymania obiektu grzywna nie mniejsza niż 100 stawek dziennych, kara ograniczenia albo pozbawienia wolności do roku.
Źródło: Prawo budowlane, art. 60a–70, 82b, 88a, 91a, 93 (Dz.U. 2026 poz. 524); ustawa z 7.07.2022, art. 6 ust. 3 (Dz.U. 2022 poz. 1557), stan na 3 października 2026.
Kontrole i przeglądy biurowca: jak często i na jakiej podstawie
| Co | Jak często | Podstawa |
|---|---|---|
| Elementy narażone na warunki atmosferyczne, instalacje gazowe, przewody kominowe | co najmniej raz w roku; przy zabudowie przekraczającej 2 000 m² do 31 maja i do 30 listopada, z zawiadomieniem nadzoru budowlanego | Prawo budowlane, art. 62 i 62b |
| Stan techniczny, estetyka, instalacja elektryczna i piorunochronna | co najmniej raz na 5 lat | Prawo budowlane, art. 62 |
| Ogrzewanie z kotłami od 20 kW; klimatyzacja ponad 12 kW | co 2–5 lat zależnie od mocy i paliwa; klimatyzacja co 5 lat; bez kontroli przy automatyce budynku spełniającej warunki ustawy | ustawa o charakterystyce energetycznej, art. 23 |
| Szczelność urządzeń z F-gazami od 5 t ekwiwalentu CO₂ | co 12, 6 albo 3 miesiące (progi 50 i 500 t); z systemem wykrywania wycieków dwa razy rzadziej | rozp. (UE) 2024/573, art. 5 |
| Dźwigi i schody ruchome | badanie UDT co rok, konserwacja co 30 dni | rozp. w sprawie dozoru UTB, zał. 1–2 |
| Urządzenia przeciwpożarowe i gaśnice; węże hydrantów wewnętrznych | co najmniej raz w roku; próba ciśnieniowa węży co 5 lat | rozp. o ochronie przeciwpożarowej, § 3 |
| Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego; ćwiczenia ewakuacji | aktualizacja co najmniej co 2 lata; ćwiczenia co 2 lata przy ponad 50 stałych użytkownikach | rozp. o ochronie przeciwpożarowej, § 6 i 17 |
| Ocena ryzyka wewnętrznego systemu wodociągowego | przegląd co najmniej co 6 lat; pierwsze przekazanie sanepidowi do 30.06.2028 | ustawa o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę, art. 4i i 4n |
| Informacja o wyrobach zawierających azbest | co roku do 31 stycznia | rozp. o wyrobach zawierających azbest, § 10 |
| Podliczniki do rozliczeń z najemcami | ważność legalizacji ponownej: liczniki energii elektrycznej czynnej 8 lat, wodomierze i ciepłomierze 5 lat, gazomierze 5 lat (miechowe 10) | Prawo o miarach, art. 8; rozp. z 22.03.2019, zał. 5 |
Z brzmienia ustawy wodociągowej wynika, że biurowiec, w którym ponad 50 osób dziennie jest narażonych na ryzyko związane z wodą, jest obiektem priorytetowym: ustawa wymienia wśród takich obiektów zwłaszcza budynki użyteczności publicznej, a do nich Prawo budowlane zalicza biurowce. Wyjaśnień Głównego Inspektora Sanitarnego ani resortu w tej sprawie nie znaleźliśmy. Ocenę ryzyka przechowuje się co najmniej 12 lat, a za jej brak grozi kara pieniężna.
Opis przepisów jest ogólny i nie jest poradą prawną ani podatkową. Skutki dla konkretnego budynku, lokalu i umów najmu sprawdź przed transakcją z prawnikiem albo doradcą podatkowym.
Ogrzewanie, chłodzenie, F-gazy i automatyka budynku
Urządzenia chłodnicze, klimatyzacja, pompy ciepła i urządzenia przeciwpożarowe zawierające F-gazy w ilości od 5 t ekwiwalentu CO₂ podlegają kontroli szczelności, którą wykonuje osoba z certyfikatem. Dla urządzeń od 3 kg substancji kontrolowanych lub 5 t ekwiwalentu CO₂ zakłada się Kartę Urządzenia w Centralnym Rejestrze Operatorów, w 15 dni roboczych od instalacji i napełnienia.
Na koszty najbliższych lat wpływa rodzaj czynnika chłodniczego. Od 1 stycznia 2026 r. klimatyzacji i pomp ciepła nie wolno serwisować gazami o współczynniku ocieplenia (GWP) 2 500 lub wyższym, z wyjątkiem zregenerowanych albo pochodzących z recyklingu, dopuszczonych do 1 stycznia 2032 r. Od 1 stycznia 2027 r. nie wprowadzi się do obrotu nowych agregatów wody lodowej ponad 12 kW z czynnikiem o GWP od 750, poza wyjątkami ze względów bezpieczeństwa.
GWP mieszaniny to średnia ważona udziałów masowych: po 50% HFC-32 (GWP 675) i HFC-125 (3 500) daje ok. 2 088, czyli mniej niż próg 2 500 z zakazu serwisu (obliczenie redakcji). Skład podaje tabliczka i Karta Urządzenia.
Źródło: Rozporządzenie (UE) 2024/573, art. 5–7, 13, zał. I, IV i VI; ustawa F-gazowa, art. 14 (Dz.U. 2020 poz. 2065), stan na 4 października 2026.
Budynek niemieszkalny, w którym moc ogrzewania albo klimatyzacji przekracza 290 kW, miał do 31 grudnia 2024 r. dostać system automatyki i sterowania (BMS), jeżeli osoba z uprawnieniami projektowymi uznała go za uzasadniony technicznie, a zwrot nakładów nie przekraczał 5 lat. Sprawdzasz więc dokumentację BMS albo opinię projektanta z rachunkiem zwrotu. Dyrektywa EPBD wymaga BMS także w budynkach ponad 70 kW do 31 grudnia 2029 r., ale tego progu do ustawy jeszcze nie przeniesiono.
Źródło: Ustawa z 7.10.2022 o zmianie ustawy o charakterystyce energetycznej budynków, art. 3 (Dz.U. 2022 poz. 2206); dyrektywa (UE) 2024/1275, art. 13 ust. 9, stan na 3 października 2026.
Od 11 stycznia 2027 r. w pomieszczeniach pracy nie może być cieplej niż 35°C (poza względami technologicznymi), a gdy przez pogodę temperatura przekracza 28°C, pracodawca stosuje rozwiązania techniczne albo organizacyjne. Obowiązek spoczywa na najemcy jako pracodawcy, dlatego wydajność chłodzenia porównaj z tymi progami.
Źródło: Rozporządzenie MRPiPS z 9.07.2026 zmieniające ogólne przepisy bhp, § 30a (Dz.U. 2026 poz. 927), obowiązuje od 11.01.2027.
Opis przepisów jest ogólny i nie jest poradą prawną ani podatkową. Skutki dla konkretnego budynku, lokalu i umów najmu sprawdź przed transakcją z prawnikiem albo doradcą podatkowym.
Windy i schody ruchome pod dozorem UDT
Windę eksploatuje się na podstawie decyzji Urzędu Dozoru Technicznego, a nowy eksploatujący, np. nabywca budynku, wstępuje w tę decyzję, jeśli od ostatniego badania nie zmieniono warunków eksploatacji, złoży oświadczenie i powiadomi UDT. Za eksploatację bez decyzji grozi grzywna albo kara ograniczenia wolności.
Urządzenia transportu bliskiego w biurowcu: badania i konserwacja
| Urządzenie | Badanie okresowe UDT | Konserwacja |
|---|---|---|
| Dźwigi do transportu osób lub ładunków | co rok | co 30 dni |
| Małe dźwigi towarowe | co 3 lata | co 60 dni |
| Schody i chodniki ruchome | co rok | co 30 dni |
| Urządzenia dla osób niepełnosprawnych | co 2 lata | co 30 dni |
| Podesty ruchome wiszące do prac na elewacji | co rok | co 30 dni |
W dokumentach windy szukaj dziennika konserwacji, księgi rewizyjnej i resursu, czyli granicznej liczby cykli i obciążeń: po jego przekroczeniu potrzebna jest ocena stanu technicznego. Według UDT w Polsce pracuje wiele dźwigów mających 30 lat i więcej, a trwałość prowadnic to 30–50 lat, reduktora i hamulca 20–25, silnika 15–20, a cięgien nośnych, aparatury sterowej i drzwi kabinowych 10–15 lat, zależnie od warunków eksploatacji. Normę PN-EN 81-80:2019 o poprawie bezpieczeństwa używanych dźwigów stosuje się dobrowolnie, a modernizację można prowadzić etapami.
Źródło: Ustawa o dozorze technicznym, art. 14, 15a, 63 (Dz.U. 2024 poz. 1194); UDT, Przewodnik UDT. Modernizacja dźwigów, s. 4–5 i 12, stan na 19 grudnia 2023.
Opis przepisów jest ogólny i nie jest poradą prawną ani podatkową. Skutki dla konkretnego budynku, lokalu i umów najmu sprawdź przed transakcją z prawnikiem albo doradcą podatkowym.
Elewacja, dach i fotowoltaika
Dawne warunki techniczne z 2002 r. wymagały, by powyżej 25 m nad terenem okładzina elewacji, jej mocowanie i izolacja cieplna ściany były niepalne; RICS zaleca czujność wobec palnych okładzin, np. płyt kompozytowych aluminiowych i HPL, oraz ukrytych palnych izolacji. Fotowoltaika do 150 kW nie wymaga pozwolenia na budowę ani zgłoszenia, ale projekt instalacji ponad 6,5 kW uzgadnia się z rzeczoznawcą do spraw zabezpieczeń przeciwpożarowych i zgłasza straży pożarnej z planem dla ratowników.
Źródło: Warunki techniczne z 2002 r., § 216 ust. 8 (Dz.U. 2022 poz. 1225); Prawo budowlane, art. 29 ust. 4 pkt 3 lit. c; RICS, Technical due diligence of commercial property, pkt 5.8, stan na 3 października 2026.
Opis przepisów jest ogólny i nie jest poradą prawną ani podatkową. Skutki dla konkretnego budynku, lokalu i umów najmu sprawdź przed transakcją z prawnikiem albo doradcą podatkowym.
Ochrona przeciwpożarowa w czasie użytkowania
Za urządzenia przeciwpożarowe, gaśnice, przeglądy i warunki ewakuacji odpowiada właściciel, chyba że umowa przeniosła te obowiązki w całości lub części na zarządcę albo najemcę; bez umowy odpowiada ten, kto faktycznie włada budynkiem. W due diligence porównujesz więc protokoły przeglądów z podziałem obowiązków w umowach najmu i zarządu.
Sygnalizację pożarową, dźwiękowy system ostrzegawczy, stałe urządzenia gaśnicze, oddymianie, oświetlenie ewakuacyjne, hydranty i dźwigi dla ekip ratowniczych przegląda się według norm i instrukcji producenta, nie rzadziej niż raz w roku. Sygnałem alarmowym są przesłanki budynku zagrażającego życiu ludzi, m.in. drogi ewakuacyjne węższe o ponad jedną trzecią albo dłuższe o ponad 100% od wymaganych, niewydzielona klatka ewakuacyjna w budynku wysokim innym niż mieszkalny i brak ochrony przed zadymieniem: taki budynek właściciel musi dostosować.
Od 30 czerwca 2026 r. czujkę tlenku węgla mają mieć pomieszczenia na pobyt ludzi w lokalach użytkowych, w których pracują urządzenia spalające paliwo bez zamkniętej komory spalania (poza kuchenkami), a zidentyfikowane punkty schronienia trzeba oznakować do końca 2026 r. W dokumentacji odbiorowej sprawdź stanowisko straży pożarnej i postanowienia o rozwiązaniach zamiennych wraz z warunkami do wykonania. Okresów użytkowania sygnalizacji pożarowej i tryskaczy nie podaje żadna publiczna tabela, którą sprawdziliśmy, więc ich stan ocenia specjalista na podstawie protokołów prób.
Źródło: Ustawa o ochronie przeciwpożarowej, art. 4 (Dz.U. 2025 poz. 188); rozporządzenie o ochronie przeciwpożarowej budynków, § 3, 16, 28a (Dz.U. 2023 poz. 822, zm. Dz.U. 2024 poz. 1716 i 2026 poz. 1276); Prawo budowlane, art. 56, stan na 3 października 2026.
Opis przepisów jest ogólny i nie jest poradą prawną ani podatkową. Skutki dla konkretnego budynku, lokalu i umów najmu sprawdź przed transakcją z prawnikiem albo doradcą podatkowym.
Energia, azbest i źródła ciepła
Świadectwo charakterystyki energetycznej przestaje obowiązywać przed upływem 10 lat, gdy roboty zmieniły charakterystykę energetyczną budynku, więc po wymianie instalacji albo przegród zewnętrznych ustal, czy potrzebne jest nowe. Co zmienia dyrektywa EPBD i jakie dane dają certyfikaty, opisuje poradnik o świadectwach energetycznych i certyfikatach.
Wyroby zawierające azbest wolno wykorzystywać do 31 grudnia 2032 r. i do tej daty trzeba oczyścić z nich instalacje, a dla pomieszczeń z instalacjami azbestowymi co roku przygotowuje się plan kontroli powietrza. Nowe albo zmienione źródło ciepła, także podłączenie do sieci ciepłowniczej, zgłasza się do centralnej ewidencji emisyjności budynków (CEEB) w 14 dni.
Źródło: Ustawa o charakterystyce energetycznej budynków, art. 14 (Dz.U. 2024 poz. 101); rozporządzenie o wyrobach zawierających azbest, § 2–4 (Dz.U. 2011 nr 8 poz. 31); ustawa o termomodernizacji i CEEB, art. 27a i 27g (Dz.U. 2026 poz. 920), stan na 3 października 2026.
Opis przepisów jest ogólny i nie jest poradą prawną ani podatkową. Skutki dla konkretnego budynku, lokalu i umów najmu sprawdź przed transakcją z prawnikiem albo doradcą podatkowym.
Jak oszacować nakłady na najbliższe lata?
Nakłady szacujesz od wieku elementów: rok montażu z dokumentacji powykonawczej porównujesz z okresem użytkowania i przypisujesz wymianę do horyzontu raportu. Polskiej publicznej tabeli okresów użytkowania instalacji nie znaleźliśmy; wartości z datą publikuje niemiecki instytut BBSR, który podaje średnie okresy do wymiany przyjęte do rachunku kosztów cyklu życia budynków federalnych.
Okresy użytkowania elementów biurowca według BBSR (Niemcy)
| Element | Lata |
|---|---|
| Klimatyzatory z bezpośrednim odparowaniem; oprawy oświetleniowe; powłoka na stropie garażu | 15 |
| Agregat wody lodowej sprężarkowy; pompa ciepła powietrze–woda | 18 |
| Centrala wentylacyjna z odzyskiem ciepła (bez odzysku: 10); schody ruchome; kocioł gazowy kondensacyjny ponad 200 kW | 20 |
| Windy; fotowoltaika | 25 |
| Rozdzielnice i instalacja niskiego napięcia; szyby zespolone; pokrycie dachu płaskiego z papy lub membrany; żaluzje zewnętrzne | 30 |
| Elementowe ściany zewnętrzne; membrana pod izolacją | 40 |
BBSR zastrzega, że z tych wartości nie wynikają wiążące ustalenia dla gwarancji, umów ani ekspertyz, a dla konkretnego budynku zaleca metodę czynnikową według normy ISO 15686. Tabela wskazuje kolejność wymian, a koszt ustalasz z ofert wykonawców i oględzin; sprzedający może zlecić taki plan przed sprzedażą i pokazać go w data roomie.
Pełną listę dokumentów, także prawnych i najmu, zawiera karta due diligence, a wycenę budynku z kosztem pustostanu opisuje filar Biurowce.
Źródła
- Prawo budowlane, Dz.U. 2026 poz. 524 i ustawa z 7.07.2022 o jego zmianie, Dz.U. 2022 poz. 1557
- Ustawa o dozorze technicznym, Dz.U. 2024 poz. 1194 i rozporządzenie o dozorze UTB, Dz.U. 2018 poz. 2176
- Ustawa o charakterystyce energetycznej budynków, Dz.U. 2024 poz. 101 i ustawa zmieniająca, Dz.U. 2022 poz. 2206
- Rozporządzenie (UE) 2024/573 w sprawie fluorowanych gazów cieplarnianych i ustawa F-gazowa, Dz.U. 2020 poz. 2065
- Dyrektywa (UE) 2024/1275 w sprawie charakterystyki energetycznej budynków
- Rozporządzenie w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, Dz.U. 2023 poz. 822 i ustawa o ochronie przeciwpożarowej, Dz.U. 2025 poz. 188
- Ustawa o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę, Dz.U. 2024 poz. 757 i ustawa zmieniająca, Dz.U. 2026 poz. 605
- Rozporządzenie zmieniające ogólne przepisy bhp, Dz.U. 2026 poz. 927
- Rozporządzenie w sprawie wyrobów zawierających azbest, Dz.U. 2011 nr 8 poz. 31 i ustawa o termomodernizacji i CEEB, Dz.U. 2026 poz. 920
- Prawo o miarach, Dz.U. 2022 poz. 2063 i rozporządzenie o prawnej kontroli metrologicznej, Dz.U. 2026 poz. 551
- Warunki techniczne z 2002 r., Dz.U. 2022 poz. 1225 (utraciły moc po 19.09.2026)
- UDT, „Przewodnik UDT. Modernizacja dźwigów”, 2023
- BBSR, BNB Nutzungsdauern von Bauteilen, 2026
- RICS, „Technical due diligence of commercial property”, 2020
- Rejestry: c-KOB, e-CRUB, RWDZ, Centralny Rejestr Operatorów